柠檬云财务进阶玩法,让效率再提一截

基础功能玩熟了之后,人总会想着怎么再快一点、再省心一点。柠檬云财务里有不少进阶的设置,平时不太起眼,但配置好了能让整个做账体验上一个档次。这几个都是我用了很久之后才慢慢摸索出来并固定下来的。

第一个是把科目体系按自己公司的实际情况好好设一遍。默认科目表是通用的,但每家公司业务不一样。我花了一个下午把用不到的二级科目隐藏,把常用的费用科目细分了一下,比如把办公费拆成办公耗材和办公设备。这样后面拉费用分析的时候,数据一目了然,不用再到处归类。前期多花点心思,后面省的全是时间。

第二个进阶玩法是用好辅助核算的组合。前面文章我提过辅助核算,进阶用法是把多个维度叠起来用。比如一笔费用同时挂部门和项目,这样既能看哪个部门花得多,又能看哪个项目成本高。设的时候稍微费点劲,但等到老板要多维度分析数据时,你能直接出,而不是临时手工拆,那个从容感很值。

第三个是凭证模板的批量化。普通用法是存单张模板,进阶一点是把一整套固定分录组合管理起来。我把月末结转那一连串凭证整理成一组,每个月底按顺序调出来,改数就行。这把我月结的时间又压缩了一截。关键是要定期回头维护这些模板,业务变了模板也得跟着改,别用着用着发现模板过时了还在套。

第四个值得折腾的是数据导入导出。日常一笔笔录是常态,但碰到大批量的,比如年初导入期初余额、或者从Excel整理好一批凭证,用导入功能比手敲快太多。格式按它的模板来,一次导几百条没问题。我每年建新账套时都靠这个,省下大把时间。导出则方便我把数据拉到Excel里做老板要的那些花式分析。

第五个是把云同步和多设备用到极致。我现在是公司电脑、家里电脑、加上手机端,三个地方账都连着。临时想查个数,手机上点开就行,不用非得守着电脑。这种随时能查的状态,让财务工作从被设备绑死变得自由很多。前提是你用的是柠檬云财务官方下载的正版并登录了账号,数据才能这么顺地流转。

还有个小技巧是善用快捷键和默认值设置。把高频操作的快捷键记熟,把新增凭证时一些固定的默认值设好,比如默认日期、默认科目,积少成多省下来的点击次数相当可观。这些细节单看不起眼,一天几十上百次操作累加起来就很可观了。

这些进阶玩法的共同点,是前期都要花点时间去配,但配好之后是一劳永逸地省时间。如果你已经把柠檬云财务下载下来用熟了基础功能,真的建议抽空把这几样调一遍。还没装的可以点本页下载按钮拿最新版,不过我的建议是先把基础用扎实,再来碰这些进阶的,步子稳一点效率反而提得更快。